Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang bisa digunakan untuk membuat undangan ataupun data yang lain dengan menggunakan data source.
Data source sendiri adalah suatu tempat untuk meletakkkan keterangan data/file agar natinya dapat digabungkan dengan main document / file utama (mail merge).
Dengan mail merge ini kita bisa membuat undangan masal. Adapun langkah-langkah membuat undangan masal tersebut terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
I. Tahap pertama buatlah atau ketik terlebih dahulu file/surat undangan utama. Kemudian simpan undangan tersebut.
II. Tahap berikutnya adalah membuat data source, antara lain :
1. Tekan tombol [F4] atau View | Data source. Secara otomatis akan muncul tampilan data source yang terletak disebelah atas dokumen yang diketik tadi.
2. Kilik [+] disamping Bibliography. Klik kanan sub item [Table].
3. Pilih [Edit Database File].
4. Pada kotak dialog Bibliography pilih menu database Tables kemudian pilih Create Table in Design View…
5. Pada kotak dialog Table Design ketikkan judul kolom (field) table yang diperlukan, missal nama, alamat, dan kota pada field name. Perhatikan tidak boleh ada spasi dan gunakan tombol keyboard untuk pindah baris.
6. Setelah semua data dimasukkan simpan dan beri nama table tersebut. Contoh : tabel_pelamar. Kemudian tutup kotak dialog tabel design dengan mengklik tanda [X] pada pojok kanan atas.
7. Tabel yang dibuat tadi akan muncul di bagian bawah item tables. Masukkan nama, alamat dan kota orang-orang yang akan menerima surat tersebut.
8. Setelah rapi simpan data tersebut dengan mengklik icon [Save current records].
III. Tahap terkahir adalah penggabungan main document dengan data source (mail merge), antara lain :
1. Drag field nama, alamat, dan kota pada data source ke tempat yang ditentukan dalam surat. Secara otomatis tampilan field tersebut seperti
2. Lakukan penggabungan dengan mengklik [Tools] [Mail Merge Wizards]. Pilih tombol radio Use current document kemudian [Browse] file main document / surat yang telah tersimpan sebelumnya, kemudian tekan tombol [Next].
3. Pilih type dokumen yaitu berupa Letter, kemudian [Next] kembali.
4. Lewatkan pengeditan file yang ada dengan menekan tombol [Next] – [Next].
5. Terakhir simpan file penggabungan dengan menekan tombol [Save Starting Document] kemudian klik [Finish].
6. Secara otomatis muncul file baru yg berisikan beberapa halaman surat dengan nama yang berbeda sesuai dengan yng kita inputkan di dalam data source.
